Dans beaucoup de cas, la mise en place d'une application informatique consiste en une reprise totale ou partielle d'un système déjà existant. Le logiciel à développer doit soit automatiser une organisation entièrement manuelle, soit faire évoluer un système déjà informatisé en lui rajoutant éventuellement de nouvelles fonctionnalités. Dans tous les cas il est quasiment certain que le système existant possède un certain nombre de défauts et de points de dysfonctionnement qui devront disparaître ou du moins être atténués dans le nouveau logiciel. C'est d'ailleurs bien souvent l'une des raisons essentielles du lancement du projet.
Une critique ne peut être constructive que si elle s'appuie sur des critères objectifs de comparaison. En matière de système d'information les critères sont au nombre de huit et portent essentiellement sur la qualité des informations mises en œuvre.
Les huit critères de qualité d'une information
Précision
La précision d'une information concerne le degré de détail utilisé pour décrire un aspect de la réalité. De façon générale, une information ne devra être ni trop précise, ce qui encombrerait inutilement les mémoires et complexifierait sa lecture, ni trop imprécise car certains traitements deviendraient impossibles. La précision porte sur trois points :
- le choix des classes et des relations représentées,
- le choix des attributs décrivant les classes,
- le type et la longueur des valeurs des attributs.
Sécurité
Ce critère permet de mesurer le degré de reconstitution d'une information qui aurait été détruite accidentellement (perte, erreur de manipulation, défaillance d'un matériel ou d'un logiciel, malveillance…). Certaines informations peuvent être reconstituées sans trop de difficultés en remontant à sa source (par exemple, la date de naissance ou l'adresse d'un salarié peut lui être réclamée à tout moment). Malheureusement dans la plupart des cas, il est impossible de retrouver les sources de certaines informations. Il faut alors s'assurer de la présence d'exemplaires de sauvegarde réalisés avec une périodicité suffisante.
Fiabilité
Elle se mesure en degré de confiance (ou probabilité d'exactitude) que l'on peut accorder à l'information détenue. Il est bien connu que si l'on n'accorde aucune confiance à une information on ne l'utilisera pas car elle sera considérée comme un bruit. Il est évident qu'une confiance maximum (probabilité égale à un) n'est pas envisageable ; cependant il est important de pouvoir améliorer la fiabilité d'une information en mettant en place un certain nombre de règles appelées "contraintes d'intégrité" qui devront être vérifiées chaque fois que l'information est modifiée par intervention humaine (annotation ou saisie informatique).
Les contraintes d'intégrité courantes sont :
- le type d'un attribut qui peut être numérique, alphabétique, booléen...,
- le domaine de validité sous la forme d'une liste ou d'une plage de valeurs,
- la dépendance : la valeur d'un attribut dépend de la valeur d'un autre (par exemple le taux de remise accordé à un client dépend du type de client),
- dynamiques : la nouvelle valeur d'une donnée dépend de l'ancienne (si l'on considère qu'un salaire ne peut diminuer au sein d'un organisme, après mise à jour d'un salaire de base ou d'un indice de rémunération on doit vérifier que la nouvelle valeur est supérieure ou égale à l'ancienne ; si ce n'est pas le cas il faut déclencher une alerte),
- fonctionnelles : une contrainte d'intégrité fonctionnelle (CIF) porte sur les associations qui lient les classes. A titre d'exemple, on dira qu'il existe une contrainte de "simultanéité" entre deux associations si, lorsqu'un objet d'une classe C est associé à un objet d'une classe C1, ce même objet est également et obligatoirement associé à un objet d'une classe C2 et inversement (si un client est démarché par un représentant ce même client doit acheter régulièrement un certain type de produit (classe des produits spéciaux); inversement si un client achète régulièrement un produit spécial, il doit être démarché par un représentant).
Il existe cinq types de CIF : simultanéité, totalité, exclusion, inclusion et partition que nous ne détaillerons pas ici mais que le lecteur peut trouver dans [NANC92].
Confidentialité
La plupart des informations détenues dans une organisation ne peuvent être mises à disposition de tous. Pour chaque type d'information, il faudra vérifier d'une part quelles sont les personnes qui ont l'autorisation de consultation, de modification, de suppression ou même de création (droits d'accès), d'autre part suivant quelle procédure ces droits d'accès sont-ils mis en œuvre dans l'organisation.
Non-redondance (ou unicité)
Une information est dite redondante si elle est présente en plusieurs exemplaires. Il n'est pas recommandé qu'une information soit redondante car cela complique les opérations de mise à jour qui auront tendance à ne s'effectuer que sur un seul des exemplaires. Bien sûr le principe de non-redondance ne s'applique pas dans le cas de l'existence d'exemplaires de sauvegarde constitués pour des raisons de sécurité. Seule la redondance non voulue doit être combattue.
Convivialité
La convivialité d'une information mesure sa qualité de présentation sur un support. Une information sera d'autant plus conviviale qu'elle sera compréhensible par les utilisateurs et agréable à consulter. Cet aspect est très subjectif et peut varier d'un utilisateur à l'autre. Dans beaucoup d'organisations il a été mis en place des règles ergonomiques de présentation des documents et il peut également exister une charte graphique qui fixe les modalités de présentation des états imprimés et des écrans (fenêtres, pages WEB…). Nous verrons au chapitre 6 les règles ergonomiques proposées par la méthode MACAO dans le but d'harmoniser le format des affichages écran.
Age
L'âge d'une information est le temps qui s'écoule entre l'enregistrement des données de base et la publication des résultats qui en découlent. Par exemple, dans une procédure de facturation l'enregistrement des données de base correspond à la saisie des commandes clients et la publication des résultats à l'envoi de la facture. La qualité d'une information est une fonction décroissante de son âge. Autrement dit plus l'âge d'une information est faible, plus sa qualité sera bonne. A la limite, lorsque l'âge devient nul on parle de temps réel. Ce concept est particulièrement vrai dans le contexte des logiciels où l'on parle plutôt de temps de réponse qui doit être le plus bref possible afin d'améliorer le confort des utilisateurs (dans ce dernier cas, le temps de réponse peut devenir un critère de convivialité).
Fréquence de diffusion
Elle représente le nombre de fois où l'on diffuse une information pendant une période donnée (jour, mois, année…). La fréquence de diffusion doit être adaptée à l'utilisation qui est faite de l'information. Une diffusion trop fréquente mobilise des moyens inutiles qui se traduisent par un surcoût ; à l'inverse, une diffusion trop lente provoque une perte de visibilité du système à contrôler qui devient instable. Par exemple, il est inutile de publier un état des stocks tous les jours si les commandes sont passées aux fournisseurs une fois par semaine.
Les causes de dysfonctionnement
Les raisons pour lesquelles il est possible de constater un dysfonctionnement du système d'information sont nombreuses et variées. On peut en citer quelques exemples.
- Une insuffisance de moyens en personnel, matériel, locaux… peut entraîner une augmentation sensible de l'âge, une diminution de la fréquence de diffusion et une non mise en œuvre des règles de sécurité ou de confidentialité.
- Une organisation déficiente avec un personnel mal réparti, un manque de structure hiérarchique, une mauvaise répartition des tâches ou l'incompétence de certaines personnes (liée souvent au principe de Peters ) provoque une augmentation des redondances, un allongement de l'âge, un non-respect des règles de sécurité ou de confidentialité.
- Des circuits de documents trop longs ou mal définis entraînent une augmentation des redondances, une perte de sécurité et un allongement de l'âge.
- Des documents devenus inutiles et qui continuent à être manipulés, d'autres qui sont incomplets, mal présentés ou manquants génèrent des pertes de précision, un manque de convivialité et de fiabilité et des pertes de temps (allongement de l'âge).
- Des fichiers manquants, mal structurés, en plusieurs exemplaires ou non mis à jour induisent des imprécisions, de l'insécurité, une perte de fiabilité et de la redondance.
- Des tâches mal définies, des traitements non ou mal programmés, des procédures non respectées entraînent un manque de fiabilité, une augmentation de l'âge et une inadéquation de la fréquence de diffusion.
