L'objectif de cette phase est d'obtenir suffisamment d'informations sur le système à informatiser de façon à comprendre l’essentiel de sa structure, de son fonctionnement et de son évolution. Cette phase se conclura par la rédaction du Cahier des Charges Utilisateur (CCU).
Les informations à recueillir sont de deux natures. Celles qui correspondent à l'existant et celles qui portent sur les nouveaux besoins et les contraintes ou recommandations exprimés par le personnel.
Une bonne connaissance de l'existant est indispensable avant de démarrer tout processus d'informatisation. Même si le système à mettre en place est très différent de celui en cours, il n'est pas recommandé de procéder à sa conception en faisant totalement abstraction du précédent. Un tel comportement provoquerait immanquablement un rejet de la part des utilisateurs qui perdraient leurs repères. Il est toujours préférable de procéder par évolution progressive plutôt que de provoquer une révolution « Natura non facit saltum* ». Par ailleurs, il y a souvent de bonnes choses dans les solutions existantes dont il est bon de s'inspirer afin de construire un nouveau système encore plus performant.
Les informations à obtenir sur l'existant concernent essentiellement :
- les utilisateurs,
- les documents,
- les fichiers et/ou les bases de données,
- les tâches,
- les outils matériels et logiciels utilisés.
Les besoins des utilisateurs concernent souvent :
- les résultats à obtenir (états imprimés, affichages écran…),
- les événements à appréhender,
- des recommandations ou des contraintes particulières qu'il faudra respecter.
La collecte des informations s'effectuera de deux manières : en organisant des réunions de travail avec des groupes homogènes d'utilisateurs, et en réalisant des interviews individuelles de ceux qui jouent un rôle prépondérant et dont les propos seront riches en information.
(*) « La nature ne fait pas de saut ». Vieil adage naturaliste qui est à l’origine de la théorie de Darwin sur l’évolution des espèces et qui peut aussi trouver sa place dans le cadre de l’évolution des systèmes d’information.
