Cette phase permet d'une part de définir les grandes lignes du projet, d'autre part de nommer les responsables et les principaux intervenants.
Il est recommandé que la responsabilité du projet soit assumée par un groupe de personnes habituellement appelé "commission informatique" qui rassemblera les principaux responsables aptes à faire connaître les besoins ainsi qu'un ou plusieurs conseils spécialistes des domaines concernés par le projet (organisation, scientifique, informatique, graphisme…).
La commission informatique ne devra pas dépasser une dizaine de membres afin d'éviter des discussions interminables qui retarderaient les prises de décisions. Elle joue un rôle essentiel car c'est elle qui représentera le maître d'ouvrage dans tous les rapports avec le maître d'œuvre. A ce titre, elle interviendra tout au long du déroulement du projet et son action pourra même s'étendre au-delà, lors de la maintenance évolutive.
Les principaux rôles de la commission informatique sont :
- fixer les objectifs généraux et les priorités d'informatisation,
- contrôler l'avancement du travail et procéder à des réorientations éventuelles des objectifs,
- attribuer les budgets nécessaires,
- assurer la liaison avec la direction,
- choisir les intervenants internes,
- réaliser les appels d'offres concernant les SSII ou les intervenants externes,
- aider à la définition des différents prototypes,
- autoriser ou interdire les modifications des fonctions ou du planning,
- recetter les prototypes et le logiciel livré,
- établir tous les documents contractuels concernant la garantie, la maintenance, la formation…
Dans le cadre d'un projet concernant de nombreuses personnes d'un organisme, il est important d'appréhender convenablement la structure de l'organisation existante aux plans hiérarchique et fonctionnel avant de démarrer la phase d'investigation.
Dans ce but, une maquette de la structure du système organisationnel décrivant l'organisation elle-même ainsi que son environnement socio-économique doit être réalisée en priorité. Cette maquette comprend l'organigramme de l'organisme étudié, des fiches descriptives de postes et une description de l'environnement.
L'organigramme permet de visualiser l'organisation hiérarchique et fonctionnelle. S'il existe déjà, il faudra vérifier sa conformité à la réalité et éventuellement l'adapter, dans le cas contraire il faudra le constituer avec l'assistance du service des ressources humaines.
Les fiches descriptives de postes permettent de donner un aperçu de l'identité et du fonctionnement de chaque personne qui sera plus ou moins impliquée dans l'utilisation ou la mise en œuvre du logiciel étudié. Un embryon de fiche peut être rapidement obtenu en distribuant un questionnaire standard auprès des personnels concernés par le projet. Ce questionnaire pourrait comporter les rubriques suivantes :
- identification de la personne,
- fonction(s) remplie(s),
- description succincte des principales tâches réalisées pour chaque fonction,
- principaux documents et fichiers manipulés,
- matériels ou dispositifs spécifiques utilisés (ordinateur, logiciels, téléphone, FAX…),
- observations éventuelles.
Afin de ne pas décourager les personnels, il est recommandé de proposer un formulaire dépouillé qui pourra être rempli en moins de trente minutes. Il sera complété au fur et à mesure de la phase d'investigation. Sa distribution et sa récupération se feront via la voie hiérarchique.
L'environnement correspond à toutes les entités (personnes, services, organismes, administrations…) externes au système étudié mais qui interagissent avec lui via des événements émis ou des résultats reçus. Evénements et résultats se présentent généralement sous la forme de documents.
Durant la phase de préparation, il est parfois conseillé d'organiser des réunions d'information préalable du personnel impliqué dans le projet. L'intérêt de ces réunions réside dans l'obtention d'une plus grande transparence qui devrait permettre de recueillir l'adhésion des personnes qui étaient à priori hostiles au projet.
