Les données se présentent généralement sous deux formes : les documents et les fichiers. Alors que les documents circulent entre les personnes, les fichiers sont généralement statiques et sont localisés en un lieu précis, dans un meuble ou dans un ordinateur. Par ailleurs, les documents ont un cycle de vie (naissance, activité, mort) alors que les fichiers sont éternels (bien sûr dans le contexte du projet étudié). Ceci signifie qu'il ne sera pas nécessaire d'envisager les procédures de création ou de destruction de fichiers en rapport avec les utilisateurs, alors que ce type de procédure devra être étudié pour chaque document, qu'il soit papier ou électronique.
La naissance d'un document peut se produire de trois façons différentes :
- par création (de toutes pièces ou à partir d'un formulaire),
- par arrivée de l'environnement,
- par sortie d'archives.
L'activité d'un document durant sa vie peut consister en :
- la consultation de son contenu,
- son annotation (rajout d'information),
- sa transmission.
La mort d'un document peut se produire par :
- destruction,
- envoi à l'environnement,
- archivage.
L'étude des documents devra donc toujours être réalisée suivant deux aspects.
- Un aspect statique consistant à étudier leur contenu et leur présentation. Pour cela, on s'efforcera de réclamer systématiquement, lors de la phase d'investigation, un exemplaire ou une photocopie de chaque type de document manipulé. En ce qui concerne les nouveaux documents demandés, il faudra en réaliser une maquette sur papier ou programmée avec un logiciel approprié qui devra être approuvée par l'utilisateur dans le cadre du compte rendu de réunion ou d'interview qui lui sera fourni.
- Un aspect dynamique afin de connaître l'origine et la destination de chaque document dans le but de reconstituer son circuit au sein de l'organisation, et de l'inclure éventuellement dans un diagramme des circuits et des tâches ou un diagramme d'activités.
Réalisation d'une maquette de document
La maquette d'un nouveau document devra être réalisée avec l'utilisateur, et faire apparaître suffisamment d'information de façon à éviter toute ambiguïté qui pourrait générer des pertes de temps ultérieures. Dans ce but il est conseillé de respecter les quelques règles élémentaires suivantes.
Tout document comporte deux types de données :
- Les informations fixes (titres, en-têtes, encadrements, logo…) qui peuvent être pré imprimées ou à imprimer.
- Les données variables qui dépendent du contexte et sont obtenues par calcul, saisie, lecture dans un fichier ou une base de données.
Les informations fixes seront portées telles quelles sur la maquette. Si elles sont pré-imprimées on les indiquera avec une couleur différente.
Les données variables (champs d'édition) seront indiquées par un trait horizontal qui précise leur position, délimite leur longueur et indique leur nature de la façon suivante :
- Les champs alphanumériques comportent une butée à gauche
- Les champs numériques entiers auront la butée à droite
- Les champs centrés auront la butée placée en leur milieu
- Les champs comportant une partie décimale seront composés de deux parties séparés par une virgule ou un pont décimal
- Les répétitions de lignes sont indiqués en plaçant trois points disposés vertiucalement sous chaque champ à répéter
- S'il faut répéter un groupe de lignes on les délimite avec une accolade à gauche et on place les trois points de répétition sous l'accolade
- Les champs variables sont numérotés séquentiellement de gauche à droite et de haut en bas, de façon à les référencer dans une légende qui sera placée dans la maquette elle-même s'il y a de la place, ou dans un document annexe dans le cas contraire.
L'exemple de la figure ci-dessous présente la plupart des cas. Remarquez la présence de la légende qui fait référence à chacun des champs variables du document.
En ce qui concerne les fichiers, on pourra rencontrer des fichiers manuels sous la forme de bacs à fiches, de cahiers, de dossiers… et des fichiers informatisés situés sur des micro-ordinateurs ou des serveurs sous la forme de simples fichiers séquentiels ou de bases de données.
Pour chaque fichier découvert, il faudra faire apparaître sa structure (liste des champs qui les composent), son type (permanent, de situation, d'archive…) et ses paramètres d'utilisation (volume moyen et maximum en caractères et coefficient d'utilisation K qui représente le nombre de fois où le fichier est utilisé pendant une période donnée telle que l'année, le mois ou le jour).
S'il existe de nombreux fichiers qui sont en interactions, il est recommandé de construire un premier diagramme de classes montrant les relations d'association ou de composition qui existent entre eux.
